La situación.
Un grupo hotelero con varios establecimientos operando en varios países generaba los informes financieros de fin de mes como la mayoría de grupos hoteleros sigue haciéndolo. Manualmente. Un contable senior sacando datos de sistemas de gestión hotelera, procesadores de pago, plataformas de gastos y channel managers, conciliándolos en hojas de cálculo, y entregándoselo al sistema contable transacción a transacción.
El proceso llevaba varios días cada mes. Se colaban errores. La documentación de cumplimiento dependía de la vigilancia individual. Y cada establecimiento añadido al grupo hacía el reporting del mes siguiente más difícil, no más fácil.
El encargo era eliminar al humano del trabajo de conciliación por completo, sin eliminar al humano de la supervisión.
El enfoque.
El trabajo no era construir un nuevo sistema contable. Era conectar los sistemas ya existentes para que se hablaran entre sí sin una persona en medio. Datos del sistema de gestión hotelera, datos de la pasarela de pago, datos de la plataforma de gastos, reglas de cumplimiento fiscal, todo fluyendo al sistema contable según un calendario, conciliado automáticamente, con las anomalías marcadas para revisión humana en lugar de gestionadas por humanos por defecto.
Crucialmente, el sistema tenía que estar diseñado para personal hotelero no técnico. Los equipos de recepción y finanzas tenían que poder operarlo, monitorizarlo y confiar en él sin necesitar soporte de IT para el trabajo rutinario.
El trabajo.
Una tubería de automatización multifase conectando todo el stack operativo del grupo:
Ingesta de datos. Integraciones directas con sistemas de gestión hotelera, procesadores de pago y plataformas de gastos en todos los establecimientos. Extracciones diarias programadas, formateadas y normalizadas en el punto de ingesta.
Lógica de conciliación. Reservas cotejadas con pagos, pagos cotejados con depósitos, gastos categorizados según las reglas del plan de cuentas. Cualquier cosa que no concilie limpiamente se enruta a una cola de revisión humana en lugar de forzarla.
Fiscalidad y cumplimiento. Reglas fiscales específicas por país aplicadas automáticamente según la ubicación del establecimiento. Documentación de cumplimiento generada y almacenada junto con cada transacción.
Entrega a contabilidad. Transacciones conciliadas y conformes entregadas al sistema contable del grupo en el formato que espera, en el calendario que espera. Los informes de fin de mes se generan solos.
Los resultados.
Más allá de los números titulares, dos cosas importan. Primero, el fin de mes ya no crea un cuello de botella. Los informes que solían consumir varios días de tiempo contable senior llegan ahora listos para revisión. Segundo, el grupo puede añadir nuevos establecimientos a la tubería sin ampliar el equipo de finanzas. El sistema escala.
El liderazgo financiero recuperó a sus personas senior. No para hojas de cálculo. Para el trabajo que realmente mueve el negocio.